Pełne dane klientów i zleceń są zapisywane w lokalnej bazie firmy korzystającej z KCSerwis.
Prywatność i dane
Polityka prywatności KCSerwis i KCSKlient
Poniżej opisano, jakie dane są przetwarzane przez stronę kcserwis.pl, program KCSerwis, usługę statusów online i aplikację KCSKlient oraz jak długo są przechowywane.
Przesyłane są tylko dane potrzebne do statusu online, historii i powiadomień KCSKlient.
Logi są usuwane po 14 lub 90 dniach, a zakończone dane online co do zasady po 365 dniach.
1. Zakres dokumentu
Niniejsza polityka dotyczy:
- publicznej strony internetowej kcserwis.pl, formularza kontaktowego i publikowanych opinii o programie,
- programu komputerowego KCSerwis,
- usługi publikowania i sprawdzania statusu zlecenia online,
- aplikacji mobilnej KCSKlient dla systemu Android,
- zgłoszeń do testów KCSKlient w Google Play,
- panelu administracyjnego strony i usług technicznych API.
KCSerwis jest narzędziem używanym przez niezależne firmy serwisowe. Dlatego odpowiedzialność za dane zależy od tego, kto i w jakim celu je przetwarza.
2. Kto odpowiada za dane
Dane klientów serwisuAdministratorem jest firma serwisowa
Firma przyjmująca sprzęt decyduje o celu i zakresie danych klienta, urządzenia i zlecenia.
Status onlineKCSerwis przetwarza dane na zlecenie firmy
Operator systemu utrzymuje serwer i przetwarza przekazane dane w zakresie potrzebnym do usługi online.
Strona i testy aplikacjiAdministratorem jest Kamil Broź
Dotyczy danych technicznych strony, korespondencji, panelu oraz zgłoszeń do testów KCSKlient.
Lokalna baza KCSerwisOdpowiada za nią użytkownik programu
Operator kcserwis.pl nie ma zwykłego dostępu do pełnej lokalnej bazy firmy.
Dane kontaktowe operatora KCSerwis
3. Jakie dane są przetwarzane
Program KCSerwis na komputerze firmy
Program może przechowywać lokalnie dane firmy, użytkowników programu, klientów, urządzeń, zleceń, historii napraw, kosztów i wydruków. Dane te znajdują się w bazie należącej do firmy korzystającej z programu i nie są automatycznie kopiowane w całości na serwer kcserwis.pl.
Statusy online i API
Jeżeli firma włączy funkcję online, na serwer mogą trafić:
- nazwa i NIP firmy serwisowej oraz jej publiczne dane kontaktowe,
- numer zlecenia, publiczny identyfikator i token dostępu,
- status zlecenia, publiczna notatka oraz historia zmian statusu,
- daty przyjęcia, wydania i ostatniej aktualizacji oraz podany koszt,
- typ, producent i model urządzenia,
- cztery ostatnie cyfry telefonu oraz skrót kryptograficzny numeru telefonu,
- dane techniczne zdarzenia: adres IP, przeglądarka lub aplikacja, ścieżka żądania, odsyłacz i czas zdarzenia.
Do usługi statusów online nie są wysyłane pełne imię i nazwisko klienta, jego adres, pełny numer telefonu, szczegółowy opis usterki ani wewnętrzne notatki serwisu.
Aplikacja KCSKlient
- identyfikator zlecenia, token publiczny i dane prezentowane na stronie statusu,
- skrót numeru telefonu używany do wyszukania własnych zleceń,
- token Firebase Cloud Messaging, platforma urządzenia i ustawienie powiadomień,
- dane techniczne połączenia, w tym adres IP i informacje diagnostyczne.
Zgłoszenia do testów KCSKlient
- numer zlecenia i cztery ostatnie cyfry telefonu użyte do jednorazowej weryfikacji,
- adres e-mail konta Google, publiczny identyfikator i numer zlecenia,
- status zgłoszenia, notatka administratora oraz data i liczba otwarć zaproszenia.
Strona internetowa i kontakt
- adres IP, data i czas żądania, adres odwiedzonej strony, przeglądarka, system i odsyłacz zapisane w logach serwera,
- imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres e-mail, wybrany temat i treść dobrowolnie przesłane przez formularz kontaktowy,
- w przypadku opinii: opcjonalny podpis publiczny, treść opinii oraz informacja o dobrowolnej zgodzie na publikację,
- status obsługi wiadomości, data jej przesłania, informacja o akceptacji polityki prywatności oraz nieodwracalny skrót adresu IP używany do ograniczania spamu; formularz nie zapisuje w swojej bazie jawnego adresu IP,
- dane przekazane dobrowolnie w wiadomości e-mail lub rozmowie telefonicznej,
- dane kont użytkowników panelu: login, imię i nazwisko, e-mail, rola, firma i NIP.
Na stronie opinii publikowane są wyłącznie zatwierdzona treść i wybrany podpis autora. Adres e-mail nie jest publikowany.
Pobieranie danych z GUS BIR
Zapytanie o dane firmy na podstawie NIP jest wykonywane przez program bezpośrednio do usługi GUS BIR. Klucz użytkownika BIR jest przechowywany w bazie firmy korzystającej z KCSerwis i nie jest przekazywany do serwera kcserwis.pl.
4. Cele i podstawy przetwarzania
- wykonanie usługi lub podjęcie działań na żądanie użytkownika — obsługa formularza kontaktowego, dostępu, testów aplikacji, wsparcia i korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- uzasadniony interes — utrzymanie strony i API, bezpieczeństwo, diagnostyka błędów, ograniczanie spamu, zapobieganie nadużyciom i obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- obowiązek prawny — jeżeli przechowanie lub udostępnienie określonych informacji jest wymagane prawem (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
- zgoda — publikacja przesłanej opinii z wybranym podpisem oraz dobrowolnie włączane uprawnienia lub funkcje urządzenia (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
W przypadku danych zleceń klientów podstawę prawną ustala firma serwisowa będąca administratorem danych. Operator KCSerwis przetwarza te dane zgodnie z poleceniem tej firmy i w zakresie koniecznym do świadczenia funkcji online.
5. Odbiorcy danych i usługi zewnętrzne
Dane mogą być przetwarzane przez:
- firmę serwisową prowadzącą dane zlecenie i jej upoważnionych pracowników,
- dostawcę hostingu i infrastruktury serwerowej KCSerwis,
- dostawcę poczty elektronicznej — w przypadku kontaktu e-mail,
- odwiedzających stronę — wyłącznie w zakresie zatwierdzonej opinii i publicznego podpisu autora, jeżeli autor wyraził zgodę,
- Google Ireland Limited oraz podmioty z grupy Google — w zakresie Google Play i Firebase Cloud Messaging,
- uprawnione organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Dane nie są sprzedawane, wykorzystywane do reklam ani udostępniane w celu profilowania. Usługi Google mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na zasadach i przy zabezpieczeniach stosowanych przez Google.
6. Okresy przechowywania danych
| Rodzaj danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Aktywne zlecenia udostępnione online | Przez okres korzystania z funkcji statusu online. |
| Zlecenia wydane, anulowane, zakończone, ukryte lub wyłączone z publikacji online | Do 365 dni od ostatniej aktualizacji. |
| Historia statusów | Usuwana razem z odpowiadającym jej zleceniem online. |
| Zdarzenia techniczne aplikacji i statusów online | Do 90 dni. |
| Tokeny urządzeń i ustawienia powiadomień KCSKlient | Do 365 dni od ostatniej aktualizacji lub wcześniej po uzasadnionym żądaniu. |
| Zgłoszenia do testów KCSKlient | Do 365 dni od ostatniej zmiany zgłoszenia. |
| Logi serwera WWW Nginx | Około 14 dni; logi są obracane codziennie. |
| Kopie bazy tworzone przed automatycznym czyszczeniem | Do 30 dni; służą wyłącznie do odtworzenia danych po awarii. |
| Dane konta w panelu | Do czasu usunięcia konta lub zakończenia uprawnień. |
| Wiadomości zapisane przez formularz kontaktowy | Do 365 dni od przesłania; można je również wcześniej usunąć ręcznie w panelu. |
| Opublikowane opinie i publiczny podpis autora | Do czasu cofnięcia zgody, wycofania opinii albo usunięcia jej przez administratora. |
| Techniczne wpisy ograniczające spam w formularzu | Do 2 dni; zawierają skrót adresu IP, a nie jego jawną postać. |
| Dalsza korespondencja e-mail lub telefoniczna | Przez czas obsługi sprawy, a następnie co do zasady nie dłużej niż 3 lata, jeżeli jest to potrzebne do wykazania przebiegu kontaktu lub obrony przed roszczeniami. |
| Wybór motywu strony | Do czasu usunięcia danych strony z pamięci przeglądarki. |
Usunięcie aplikacji z telefonu nie usuwa automatycznie dokumentacji zlecenia prowadzonej przez firmę serwisową. W sprawie takiej dokumentacji należy skontaktować się bezpośrednio z firmą, która przyjęła sprzęt.
7. Cookies i pamięć lokalna przeglądarki
Publiczna część strony nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych. Wybrany motyw jasny, ciemny lub automatyczny jest zapisywany lokalnie w przeglądarce za pomocą mechanizmu localStorage.
Niezbędny plik sesyjny może być używany w formularzu kontaktowym, formularzu zgłoszenia do testów oraz podczas logowania do panelu. Służy do ochrony formularza, ograniczania automatycznego spamu i utrzymania zalogowanej sesji. Nie jest wykorzystywany do reklamy ani śledzenia użytkownika pomiędzy stronami.
8. Uprawnienia aplikacji KCSKlient
Aparat
Dostęp do aparatu jest używany wyłącznie do skanowania kodów QR. Obraz z kamery nie jest zapisywany przez KCSerwis ani przesyłany na serwer.
Powiadomienia
Powiadomienia służą do informowania o zmianie statusu zlecenia. Można je wyłączyć w aplikacji lub w ustawieniach systemu Android. Do ich dostarczania wykorzystywana jest usługa Firebase Cloud Messaging.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania można żądać:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania nieprawidłowych danych,
- usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
- przeniesienia danych, jeżeli prawo to ma zastosowanie,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
W sprawie danych konkretnego zlecenia należy w pierwszej kolejności zwrócić się do firmy serwisowej wskazanej na stronie statusu. Zgodę na publikację opinii można w każdej chwili wycofać, pisząc na kontakt@kcserwis.pl; opinia zostanie wtedy ukryta lub usunięta. W sprawach dotyczących kcserwis.pl, testów lub danych technicznych można skorzystać z tego samego adresu.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Bezpieczeństwo i decyzje automatyczne
Połączenia ze stroną i API są szyfrowane za pomocą HTTPS. Dostęp do panelu jest ograniczony do upoważnionych kont, a zakres danych przesyłanych do funkcji online jest ograniczony do informacji potrzebnych do jej działania. Stosowane są kopie bezpieczeństwa, kontrola dostępu i automatyczna retencja danych.
Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, profilowania reklamowego ani oceny użytkowników.
11. Kontakt i zmiany polityki
Pytania dotyczące prywatności, danych technicznych lub usunięcia zgłoszenia testowego można kierować na adres kontakt@kcserwis.pl albo telefonicznie pod numer 537-677-941.
Polityka może być aktualizowana po zmianie funkcji programu, aplikacji, infrastruktury albo wymagań prawnych. Na początku strony zawsze będzie wskazana data obowiązywania aktualnej wersji.