Dane desktopu są zapisywane w bazie SQLite albo własnym PostgreSQL wskazanym przez firmę. Praca na kilku stanowiskach nie oznacza wysyłania całej bazy do KCSerwis.
Prywatność i dane
Polityka prywatności KCSerwis i KCSKlient
Poniżej opisano, jakie dane są przetwarzane przez stronę kcserwis.pl, program KCSerwis, usługę statusów online i aplikację KCSKlient oraz jak długo są przechowywane.
Przesyłane są tylko dane potrzebne do statusu online, historii i powiadomień KCSKlient.
Okres przechowywania zależy od celu: obsługi zlecenia, kontaktu, licencji lub bezpieczeństwa. Szczegóły podano w punkcie 6.
1. Zakres dokumentu
Niniejsza polityka dotyczy:
- publicznej strony internetowej kcserwis.pl, formularza kontaktowego i publikowanych opinii o programie,
- programu komputerowego KCSerwis oraz wydawania i obsługi jego licencji,
- usługi publikowania i sprawdzania statusu zlecenia online,
- aplikacji mobilnej KCSKlient dla systemu Android,
- zgłoszeń do testów KCSKlient w Google Play,
- panelu administracyjnego strony i usług technicznych API.
KCSerwis jest narzędziem używanym przez niezależne firmy serwisowe. Dlatego odpowiedzialność za dane zależy od tego, kto i w jakim celu je przetwarza.
2. Kto odpowiada za dane
Dane klientów serwisuAdministratorem jest firma serwisowa
Firma przyjmująca sprzęt decyduje o celu i zakresie danych klienta, urządzenia i zlecenia.
Status onlineKCSerwis przetwarza dane na zlecenie firmy
Operator systemu utrzymuje serwer i przetwarza przekazane dane w zakresie potrzebnym do usługi online.
Strona i testy aplikacjiAdministratorem jest Kamil Broź
Dotyczy danych technicznych strony, korespondencji, wydawania i obsługi licencji, panelu oraz zgłoszeń do testów KCSKlient.
SQLite i własny PostgreSQLOdpowiada za nią użytkownik programu
Firma wybiera i zabezpiecza bazę oraz dostęp pracowników. Operator kcserwis.pl nie ma automatycznego dostępu do jej pełnej zawartości.
Dane kontaktowe operatora KCSerwis
3. Jakie dane są przetwarzane
KCSerwis desktop: SQLite i własny PostgreSQL
Program przechowuje dane firmy, użytkowników, klientów, urządzeń, zleceń, historii napraw, kosztów i dokumentów w bazie wybranej przez firmę: SQLite albo własnym PostgreSQL. PostgreSQL może działać na własnym serwerze firmy lub u wybranego przez nią dostawcy. Firma odpowiada za uprawnienia pracowników, zabezpieczenia, kopie i okresy przechowywania swojej bazy. Korzystanie z kilku stanowisk nie powoduje automatycznego kopiowania całej bazy na serwer kcserwis.pl.
Wydawanie i obsługa licencji
Po 90 dniach testów użytkownik może skontaktować się z operatorem w celu otrzymania bezpłatnej licencji dożywotniej na KCSerwis desktop, obejmującej przyszłe aktualizacje, własne PostgreSQL i pracę na kilku stanowiskach. W tym celu operator przetwarza dane przekazane w korespondencji oraz dane potrzebne do wystawienia i rozpoznania licencji: nazwę firmy lub użytkownika, NIP albo identyfikator firmy używany przez program, rodzaj licencji, datę wystawienia i klucz licencyjny. Wydanie licencji nie wymaga przekazania bazy klientów ani wsparcia finansowego.
Archiwum firmy i usuwanie danych online
Główny administrator może ręcznie przenieść dane online firmy do archiwum, w szczególności po uzgodnieniu zakończenia korzystania z usług online lub przy porządkowaniu własnych danych testowych. Sam brak synchronizacji nie oznacza zaprzestania korzystania z programu i nie powoduje automatycznej archiwizacji.
Archiwizacja wstrzymuje synchronizację, dostęp do statusów i regulaminów online oraz powiadomienia dotyczące tej firmy. Przez 90 dni dane można przywrócić. Po upływie 90 dni przywracanie jest blokowane, a dane archiwalne są trwale usuwane podczas codziennego czyszczenia. Na zweryfikowane żądanie osoby uprawnionej do reprezentowania firmy dane online mogą zostać usunięte wcześniej, bez okresu oczekiwania i możliwości przywrócenia z panelu.
Zakres operacji obejmuje zlecenia online, historię, związane zdarzenia, zgłoszenia testerów, opublikowane regulaminy firmy i powiązania urządzeń. Powiązania potrzebne do obsługi innych firm są zachowywane. Operacja nie usuwa licencji, konta panelu, bazy desktopowej ani kopii dokumentów wcześniej zapisanych przez użytkowników. Ponowne uruchomienie usług online po trwałym usunięciu wymaga kontaktu z operatorem.
W celu rozliczalności i zapobiegania ponownemu udostępnieniu usuniętych danych przechowywane są: data i rodzaj operacji, identyfikator administratora wykonującego operację, data żądania i oznaczenie zgłoszenia oraz zabezpieczone skróty identyfikatora firmy i zleceń. Rejestr nie przechowuje treści usuniętych zleceń ani klucza licencji. Rejestr usunięć jest uwzględniany przed udostępnieniem danych po odtworzeniu bazy z kopii bezpieczeństwa.
Regulaminy firm publikowane online
Jeżeli firma korzysta z publikacji regulaminu, usługa przechowuje jej publiczne dane kontaktowe, NIP, adres i logo, treść i wersje regulaminu, daty obowiązywania, pliki PDF oraz techniczne dane autoryzacji publikacji. Firma decyduje o treści i zakresie publikacji.
Dobrowolne wsparcie przez BuyCoffee
Odnośnik buycoffee.to/kcserwis prowadzi do zewnętrznego serwisu. Samo wyświetlenie strony KCSerwis nie uruchamia formularza płatności BuyCoffee. Po przejściu do tego serwisu dane wsparcia i płatności są przetwarzane na zasadach opisanych przez jego operatora. Jeżeli wspierający przekaże operatorowi KCSerwis wiadomość lub dane przez ten serwis, będą one wykorzystywane do obsługi wsparcia i korespondencji, a w razie obowiązku prawnego także rozliczeń. Wsparcie jest dobrowolne i nie jest warunkiem otrzymania licencji.
Planowana usługa Cloud
Przechowywanie całej bazy na serwerze operatora i praca w Cloud będą odrębną usługą. Nie należy utożsamiać jej ze statusem online ani z KCSKlient, które pozostają bezpłatnymi dodatkami do desktopu. Przed udostępnieniem Cloud zostaną określone zakres danych, miejsca przetwarzania, odbiorcy, retencja, zasady zakończenia usługi i warunki powierzenia danych. Ta polityka nie zastępuje umowy powierzenia danych firmy serwisowej.
Statusy online i API
Jeżeli firma włączy funkcję online, na serwer mogą trafić:
- nazwa i NIP firmy serwisowej oraz jej publiczne dane kontaktowe,
- numer zlecenia, publiczny identyfikator i token dostępu,
- status zlecenia, publiczna notatka oraz historia zmian statusu,
- daty przyjęcia, wydania i ostatniej aktualizacji oraz podany koszt,
- typ, producent i model urządzenia,
- cztery ostatnie cyfry telefonu oraz skrót kryptograficzny numeru telefonu,
- dane techniczne zdarzenia: adres IP, przeglądarka lub aplikacja, ścieżka żądania, odsyłacz i czas zdarzenia.
Do usługi statusów online nie są wysyłane pełne imię i nazwisko klienta, jego adres, pełny numer telefonu, szczegółowy opis usterki ani wewnętrzne notatki serwisu.
Aplikacja KCSKlient
- identyfikator zlecenia, token publiczny i dane prezentowane na stronie statusu,
- skrót numeru telefonu używany do wyszukania własnych zleceń,
- token Firebase Cloud Messaging, platforma urządzenia i ustawienie powiadomień,
- dane techniczne połączenia, w tym adres IP i informacje diagnostyczne.
Zgłoszenia do testów KCSKlient
- numer zlecenia i cztery ostatnie cyfry telefonu użyte do jednorazowej weryfikacji,
- adres e-mail konta Google, publiczny identyfikator i numer zlecenia,
- status zgłoszenia, notatka administratora oraz data i liczba otwarć zaproszenia.
Strona internetowa i kontakt
- adres IP, data i czas żądania, adres odwiedzonej strony, przeglądarka, system i odsyłacz zapisane w logach serwera,
- imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres e-mail, wybrany temat i treść dobrowolnie przesłane przez formularz kontaktowy,
- w przypadku opinii: opcjonalny podpis publiczny, treść opinii oraz informacja o dobrowolnej zgodzie na publikację,
- status obsługi wiadomości, data jej przesłania, informacja o zapoznaniu się z polityką prywatności oraz skrót adresu IP zabezpieczony kluczem (HMAC) używany do ograniczania spamu; formularz nie zapisuje w swojej bazie jawnego adresu IP,
- dane przekazane dobrowolnie w wiadomości e-mail lub rozmowie telefonicznej,
- dane kont użytkowników panelu: login, imię i nazwisko, e-mail, rola, firma i NIP.
Na stronie opinii publikowane są wyłącznie zatwierdzona treść i wybrany podpis autora. Adres e-mail nie jest publikowany.
Skróty adresów IP i numerów telefonu są zabezpieczeniem danych; nie oznaczają, że dane powiązane ze zleceniem lub wiadomością stały się anonimowe.
Pobieranie danych z GUS BIR
Zapytanie o dane firmy na podstawie NIP jest wykonywane przez program bezpośrednio do usługi GUS BIR. Klucz użytkownika BIR jest przechowywany w bazie firmy korzystającej z KCSerwis i nie jest przekazywany do serwera kcserwis.pl.
Źródło danych
Dane dotyczące zlecenia, klienta i urządzenia mogą być przekazywane do usług online KCSerwis przez firmę serwisową prowadzącą dane zlecenie. Dane przesyłane przez formularz kontaktowy, formularz opinii lub zgłoszenie do testów pochodzą bezpośrednio od użytkownika. Dane techniczne, takie jak adres IP, data zdarzenia lub informacje o urządzeniu, mogą być tworzone automatycznie podczas korzystania ze strony, aplikacji albo API.
4. Cele i podstawy przetwarzania
- wykonanie usługi lub podjęcie działań na żądanie użytkownika — wydawanie i obsługa licencji, dostęp i testy aplikacji oraz kontakt związany z zawarciem lub wykonaniem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- uzasadniony interes — odpowiadanie na pozostałe pytania i sugestie, obsługa dobrowolnego wsparcia i korespondencji, utrzymanie strony i API, bezpieczeństwo, diagnostyka błędów, ograniczanie spamu, zapobieganie nadużyciom i obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- obowiązek prawny — jeżeli przechowanie lub udostępnienie określonych informacji jest wymagane prawem (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
- zgoda — publikacja przesłanej opinii z wybranym podpisem (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
W przypadku danych zleceń klientów podstawę prawną ustala firma serwisowa będąca administratorem danych. Operator KCSerwis przetwarza te dane zgodnie z poleceniem tej firmy i w zakresie koniecznym do świadczenia funkcji online.
Zaznaczenie pola przy formularzu kontaktowym potwierdza zapoznanie się z informacją o przetwarzaniu danych; nie jest zgodą stanowiącą podstawę obsługi wiadomości. Uprawnienie Androida do aparatu lub powiadomień jest ustawieniem urządzenia i samo w sobie nie stanowi zgody na każde przetwarzanie danych w rozumieniu RODO.
Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, jednak niektóre informacje są niezbędne do obsługi wybranej funkcji. Brak wymaganych danych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, przyjęcie zgłoszenia do testów, opublikowanie opinii, wyświetlenie statusu zlecenia, wystawienie licencji albo utworzenie i obsługę konta w panelu. Pola wymagane są oznaczane w odpowiednim formularzu.
5. Odbiorcy danych i usługi zewnętrzne
Dane mogą być przetwarzane przez:
- firmę serwisową prowadzącą dane zlecenie i jej upoważnionych pracowników,
- dostawcę hostingu i infrastruktury serwerowej KCSerwis,
- dostawcę poczty elektronicznej — w przypadku kontaktu e-mail,
- odwiedzających stronę — wyłącznie w zakresie zatwierdzonej opinii i publicznego podpisu autora, jeżeli autor wyraził zgodę,
- Google Ireland Limited oraz podmioty z grupy Google — w zakresie Google Play i Firebase Cloud Messaging,
- uprawnione organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Operator KCSerwis nie sprzedaje danych ani nie wykorzystuje ich do reklam lub profilowania reklamowego. Korzystanie z Google Play i Firebase może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Google opisuje stosowanie ram EU–US Data Privacy Framework w zakresie objętym certyfikacją Google LLC, a w odpowiednich przypadkach standardowych klauzul umownych. Informacje o zabezpieczeniach i ich treść są dostępne w informacji o prywatności Firebase, warunkach przetwarzania danych Firebase i informacji Google o transferach danych. Dalsze informacje dotyczące danych przetwarzanych w usługach KCSerwis można uzyskać pod adresem kontakt@kcserwis.pl.
6. Okresy przechowywania danych
| Rodzaj danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Aktywne zlecenia udostępnione online | Przez okres korzystania z funkcji statusu online. |
| Zlecenia wydane, anulowane, zakończone, ukryte lub wyłączone z publikacji online | Do 365 dni od ostatniej aktualizacji. |
| Historia statusów | Usuwana razem z odpowiadającym jej zleceniem online. |
| Zdarzenia techniczne aplikacji i statusów online | Do 90 dni. |
| Tokeny urządzeń i ustawienia powiadomień KCSKlient | Do 365 dni od ostatniej aktualizacji lub wcześniej po uzasadnionym żądaniu. |
| Zgłoszenia do testów KCSKlient | Do 365 dni od ostatniej zmiany zgłoszenia. |
| Logi serwera WWW Nginx | Około 14 dni; logi są obracane codziennie. |
| Kopie bazy tworzone przed automatycznym czyszczeniem | Do 30 dni; służą wyłącznie do odtworzenia danych po awarii. Usunięte dane mogą pozostawać w starszych, odseparowanych kopiach do ich wygaśnięcia; nie są przywracane do udostępniania z pominięciem rejestru usunięć. |
| Dane firmy przeniesione do archiwum online | 90 dni od archiwizacji z możliwością przywrócenia. Po tym terminie przywracanie jest niedostępne, a dane są usuwane podczas codziennego czyszczenia; wcześniej na zweryfikowane żądanie firmy. |
| Rejestr operacji i zabezpieczone skróty blokujące ponowne przesłanie usuniętych danych | Do 3 lat od operacji; skróty blokujące ponowne przesłanie — do 3 lat od trwałego usunięcia lub upływu okresu archiwum. Rejestr służy rozliczalności, obsłudze żądania, ochronie przed ponownym udostępnieniem i obronie przed roszczeniami. |
| Regulaminy firmy i ich wersje online | Przez okres korzystania z publikacji online, a po archiwizacji firmy — według 90-dniowego okresu archiwum; wcześniej na zweryfikowane żądanie firmy. |
| Ewidencja wydanych licencji desktopowych | Przez okres utrzymywania i obsługi licencji. Dla licencji dożywotniej okres nie jest ograniczony datą wygaśnięcia; zachowywane są dane potrzebne do rozpoznania licencji i obsługi użytkownika. Pozostałe dane korespondencji podlegają osobnym terminom poniżej. |
| Dane konta w panelu | Do czasu usunięcia konta lub zakończenia uprawnień. |
| Wiadomości zapisane przez formularz kontaktowy | 365 dni od przesłania; po upływie tego okresu wpisy są usuwane podczas czyszczenia bazy. Można je również wcześniej usunąć ręcznie w panelu. |
| Opublikowane opinie i publiczny podpis autora | Do czasu cofnięcia zgody, wycofania opinii albo usunięcia jej przez administratora. |
| Techniczne wpisy ograniczające spam w formularzu | 2 dni; starsze wpisy są usuwane podczas czyszczenia bazy. Zawierają zabezpieczony skrót adresu IP, a nie jego jawną postać. |
| Dalsza korespondencja e-mail lub telefoniczna | Przez czas obsługi sprawy, a następnie co do zasady nie dłużej niż 3 lata, jeżeli jest to potrzebne do wykazania przebiegu kontaktu lub obrony przed roszczeniami. |
| Wybór motywu strony | Do czasu usunięcia danych strony z pamięci przeglądarki. |
Usunięcie aplikacji z telefonu nie usuwa automatycznie dokumentacji zlecenia prowadzonej przez firmę serwisową. W sprawie takiej dokumentacji należy skontaktować się bezpośrednio z firmą, która przyjęła sprzęt.
7. Cookies i pamięć lokalna przeglądarki
Strona prowadzi własne zbiorcze statystyki odsłon publicznych podstron informacyjnych oraz kliknięć pobierania instalatora. Baza licznika zawiera datę, nazwę podstrony lub wersji programu i sumę zdarzeń. Nie zapisuje adresów IP, identyfikatorów odwiedzających, pełnych adresów URL, odsyłaczy ani informacji o przeglądarce. Nie tworzy profili osób i nie używa dodatkowych cookies ani pamięci lokalnej do pomiaru ruchu. Statystyki pozostają na serwerze KCSerwis i służą porównywaniu zainteresowania programem w czasie.
Licznik odczytuje nagłówki żądania tylko na potrzeby pominięcia rozpoznanych robotów, wstępnego ładowania oraz sygnałów „Do Not Track” i „Global Privacy Control”. Pomija też przeglądarki z ciasteczkiem sesji panelu. Oddzielne logi techniczne serwera opisano w pozostałych częściach tej polityki.
Strona nie korzysta z narzędzi reklamowych. Wybrany motyw Cloud, jasny, ciemny lub automatyczny jest zapisywany lokalnie w przeglądarce za pomocą mechanizmu localStorage.
Niezbędny plik sesyjny może być używany w formularzu kontaktowym, formularzu zgłoszenia do testów oraz podczas logowania do panelu. Służy do ochrony formularza, ograniczania automatycznego spamu i utrzymania zalogowanej sesji. Nie jest wykorzystywany do reklamy ani śledzenia użytkownika pomiędzy stronami.
8. Uprawnienia aplikacji KCSKlient
Aparat
Dostęp do aparatu jest używany wyłącznie do skanowania kodów QR. Obraz z kamery nie jest zapisywany przez KCSerwis ani przesyłany na serwer.
Powiadomienia
Powiadomienia służą do informowania o zmianie statusu zlecenia. Można je wyłączyć w aplikacji lub w ustawieniach systemu Android. Do ich dostarczania wykorzystywana jest usługa Firebase Cloud Messaging.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania można żądać:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania nieprawidłowych danych,
- usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
- przeniesienia danych, jeżeli prawo to ma zastosowanie,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
W sprawie danych konkretnego zlecenia należy w pierwszej kolejności zwrócić się do firmy serwisowej wskazanej na stronie statusu. Zgodę na publikację opinii można w każdej chwili wycofać, pisząc na kontakt@kcserwis.pl; opinia zostanie wtedy ukryta lub usunięta. W sprawach dotyczących kcserwis.pl, testów lub danych technicznych można skorzystać z tego samego adresu.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Bezpieczeństwo i decyzje automatyczne
Połączenia ze stroną i API są szyfrowane za pomocą HTTPS. Dostęp do panelu jest ograniczony do upoważnionych kont, a zakres danych przesyłanych do funkcji online jest ograniczony do informacji potrzebnych do jej działania. Stosowane są kontrola dostępu i kopie bezpieczeństwa, a dane podlegają zasadom przechowywania opisanym w punkcie 6.
Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, profilowania reklamowego ani oceny użytkowników.
11. Kontakt i zmiany polityki
Pytania dotyczące prywatności, danych technicznych lub usunięcia zgłoszenia testowego można kierować na adres kontakt@kcserwis.pl.
Polityka może być aktualizowana po zmianie funkcji programu, aplikacji, infrastruktury albo wymagań prawnych. Na początku strony zawsze będzie wskazana data obowiązywania aktualnej wersji.